Case · Bouw- en Onderhoudsbedrijf
Elke inkoopfactuur op het juiste project
Facturen komen binnen in een gedeelde mailbox. Otis leest ze, zoekt het projectnummer en boekt pas in Bouw7 als jouw mensen akkoord hebben gegeven.
Voor en Na
Zet de schakelaar om
Bij Jou
- Factuur uit de mailbox halen
- Projectnummer vinden, of de collega vragen
- Goedkeuren: werkvoorbereider, dan managerBlijft bij jou
- Boeken op het project in Bouw7
- Totaal teruglezen tegen de factuur
Bij Otis
- Factuur uit de mailbox halen
- Projectnummer vinden, of de collega vragen
- Boeken op het project in Bouw7
- Totaal teruglezen tegen de factuur
Voorbeeld De situatie met de hand is afgeleid uit het proces; tijdwinst noemen we niet.
Zo Loopt het
Otis boven, jouw team onder
Elke stap staat op de baan van wie hem doet. Waar de lijn naar beneden gaat, ligt de beslissing bij een mens.
- Otis
Stap 1: Factuur binnen
In de gedeelde factuurmailbox in Microsoft 365.
- Otis
Stap 2: Projectnummer zoeken
Alleen het projectnummer is grond voor een boeking.
Ontbreekt het? Otis vraagt de collega. Twijfel? Naar de map Twijfel, voor een mens.
- Jouw Team
Jouw Beslismoment
Stap 3: Werkvoorbereider en manager keuren goed
Eerst de werkvoorbereider, daarna een manager. Zonder akkoord geen boeking.
- Otis
Stap 4: Boeken in Bouw7
Op het project van de factuur.
- Otis
Stap 5: Teruglezen
Het geboekte totaal moet gelijk zijn aan de factuur.
Grenzen
Wat Otis hier niet doet
- Neeboeken op een gok.Zonder projectnummer geen boeking.
- Neede goedkeuring overslaan.Werkvoorbereider, dan manager.
- Neetwijfel zelf wegpoetsen.Map Twijfel, voor een mens.
- Neelive zonder test.Meekijken, testmodus, dan per schakelaar live.
Systemen
- Microsoft 365Gedeelde factuurmailbox
- Bouw7Boekingen per project
- OtisLeest, zoekt en boekt na akkoord
Eén rem stopt alles. Valt hij uit, dan staat alles stil, niet aan. Terug naar testmodus is één schakelaar.
Hoi, op factuur HW-5530 staat geen projectnummer. Op welk project hoort deze? Groet, Otis
Dit bericht is automatisch opgesteld.
Bij Dit Bedrijf
Ook live, na de facturen
- Herinnering aan onderaannemers om hun uren door te geven
- Boekingen verplaatsen naar een ander project
- IBAN-wijziging op verzoek
Loopt bij jou ook iets vast tussen mailbox en boekhouding?
- Gratis
Kennismaking
Ongeveer een half uur, online. Je vertelt waar het werk vastloopt; wij denken hardop mee.
Plan een Kennismaking - Direct
Een Vraag via WhatsApp
Eerst even toetsen of jouw proces hierop lijkt? Stuur een appje.
Open WhatsApp